nn- og utgående dokumenter som regnes som saksdokument etter Offentlighetsloven skal journalføres. Enkelte organinterne dokument skal også journalføres. Ellers journalføres dokumentasjon hvis kommunen finner det hensiktsmessig.

Dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet.

Saksbehandling skal foregå enten i sak- og arkivsystemet eller i et av fagsystemene.

Fysisk post

Kommunens postadresse er

Rana kommune,

Postboks 173,

8601 Mo i Rana.

Sortering

Arkivtjenesten sentralt har som oppgave å videredistribuere all papirpost. Første sortering skjer på postrom:

• Enkelte avdelinger skal ha posten uåpnet i sine hyller. En oversikt skal ligge på postrom.
• Arkivuverdig post legges også rett i hyllene etter sortering.
• Personlig adressert post leveres også uåpnet, med mindre det er gjort skriftlig avtale om det motsatte. En oversikt skal ligge på postrom.

Øvrig post tas inn til arkivtjenesten for åpning og videre behandling (andre sortering). Dette er post til avdelinger som Arkivtjenesten skal åpne post for (en oversikt skal ligge på postrom), samt det som er generelt adressert til Rana kommune.

Åpning

Konvolutter merket med "Anbud" skal ikke åpnes, men konvoluttene stemples med dagens dato og klokkeslett. Det leveres så i skranken som har rutiner for å ta det videre.

Faktura og annet som skal direkte til avdelinger og saksbehandlere går tilbake til postrom. Resten skal stemples med dagens dato. Etter det sjekkes om det finnes eksisterende sak å knytte dokumentet til, eller om det må lages ny.

Skanning

Dokumentene skannes og importeres til sak. I tilfeller hvor man heller bør eller må arkivere i papir, enten av juridiske hensyn eller fordi papirformatet er vanskelig å digitalisere, registreres dokumentene i sak- og arkivsystemet, med kryssreferanse til fysisk plassering.

Etter registrering oppbevares papirdokumentene forløpende på dato ca. 1 måned før de blir makulert.

Arkivtjenesten skal føre på saksbehandler. Hvis ikke rett saksbehandler er kjent, fordeles dokumentene til administrativ enhet v/leder.

Offentlighetsvurdering er saksbehandler sitt ansvar. Arkivtjenesten skal foreslå tilgangskoder og om tekst skal unntas offentlighet. Saksbehandler må vurdere forslaget og eventuelt korrigere.

Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være sakspost til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering.

Avdelinger utenfor elements har selv ansvar for sine saks-/klientarkiv. Se rutinebeskrivelser.

Håndtering av elektronisk post

e-post kommer inn til kommunen på postmottak@rana.kommune.no. Den åpnes av arkivtjenesten og behandles på samme måte som papirpost med hensyn til journalføring og fordeling.

Avsender mottar automatisk kvittering.

Hvis saksbehandlere mottar e-post til egen kommunal e-postadresse, og henvendelsen utløser saksbehandling, må saksbehandler gi tilbakemelding til avsender. Deretter sjekke om arkivtjenesten allerede har importert e-post til sak- og arkivsystemet. Hvis ikke bør saksbehandler selv importere e-post til sak- og arkivsystemet på eksisterende sak, eller etablere ny. De prinsipper som arkivtjenesten følger for journalføring skal da anvendes.

Alternativt kan saksbehandler videresende til postmottak@rana.kommune.no.

Arkivverdig utgående e-post kan sendes direkte fra sak- arkivsystemet. Dersom e-post sendes direkte fra Outlook må den importeres til saken som utgående dokument. Saksbehandlerne skal gjøre dette selv.

Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetsloven skal ikke sendes som e-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysninger anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner. Annen sensitiv informasjon skal ikke sendes på e-post med mindre den er kryptert.

Det refereres ellers til Instruks Rana kommune IKT versjon 1-2015 NY

Uvanlige filformat

Hvis det mottas uvanlige filformat sjekkes det opp mot Riksarkivarens forskrift, § 5-17 om formatet er et godkjent arkivformat. Hvis ikke kan elements konvertere understående format. Er formatet verken godkjent arkivformat, eller lar seg konvertere, skal arkivet forsøke å konvertere til pdf. Hvis ikke det lar seg gjøre skal arkivtjenesten spørre innsender om de har mulighet til å sende inn dokumentene på en annet format. Hvis ikke innsender kan eller vil levere på annet format, må vi ta imot det og prøve å finne en løsning (IKT og arkiv).

• DOC/DOCX
• XLS/XLSX
• PPT/PPTX
• XML
• HTML
• RTF
• TXT
• ODT
• TIF/TIFF
• GIF
• JPG/JPEG
• PNG
• SOSI

KF-skjema

Arkivtjenesten håndterer alle elektroniske skjema fra Kommuneforlaget (KF-skjema) fra egen importsentral i elements, og derfra som øvrig sakspost.

Post i Altinn og SvarInn

Post som skal videre til andre fagsystem

Det er opprettet mapper på sikker sone hvor arkivtjenesten kan legge filer som har kommet inn til Altinn eller Svarinn. En tjeneste henter hvert 5. minutt, og drar fila over til en adgangsbegrenset mappe hvor systemadministrator kan ta de over i sine systemer.

Altinn

Varsel om postboks tilhørende kommunens sentrale organisasjonsnummer (872418032) kommer til postmottak@rana.kommune.no.

Arkivtjenesten logger seg på, og videresender til postmottak adresse. Derfra importeres posten som annen e-post.

Det som ellers kommer inn i Altinn, men som arkivtjenesten ikke har tilgang til, har saksbehandler et ansvar for å registrere/gi videre til arkivtjenesten.

SvarInn

Post som offentlige organ ekspederer med SvarUt til vårt hovedorganisasjonsnummer vil mottas i SvarInn (dvs fordelingssak 2017/1299). Arkivtjenesten fordeler videre.

Andre fagsystem som har SvarUt og skal sende til én eller flere avdelinger internt, kan gjøre det. Brevet vil da komme inn til fordelingssaken. Det er avtalt med administratorene for systemene med SvarUt at brevene skal sendes én gang til hovedorganisasjonsnummer. Det må komme klart og tydelig fram i brevet hvem som skal motta (også kopimottakere).

Blir disse brevene sendt til avdelingenes egne organisasjonsnumre vil det komme til SvarInn hvis fagsystemet har det. Hvis ikke i Altinn.