Organisering - arkivansvar i Rana kommune

Rana kommune har en sentralisert arkivtjeneste og postmottak lokalisert på rådhuset.

Ansvarshierarki

• Rådmannen har det overordnede ansvaret for kommunens arkiv og arkivtjeneste (jf. arkivforskrifta §1.)

• Kommunaldirektør stab rapporterer direkte til rådmann og ivaretar funksjonen som rådmann overfor arkivtjenesten.
• Kommunestyret er det øverste politiske organet og har styringsansvar med myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet.

•    Arkivleder har fått delegert det operative og faglige lederansvaret for arkivpersonalet og
      arkivtjenesten fra rådmann.

•    Fagleder ved arkivtjenesten ivaretar faglig ansvar og oppgaver etter oppdrag fra arkivleder.
      

• Linjeledere har ansvar for at løpende dokumentasjonshåndtering og arkivering skjer på riktig måte innenfor tjenesteområdene. Fullmakt er delegert sektorvis til kommunaldirektører, avdelingsledere, fagsjefer eller andre i henhold til gjeldende delegasjon i linja.

•     Arkivansvarlig ytre sektor/avdeling er administrativt underlagt leder i sin enhet, men er arkivfaglig underlagt arkivleder og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede linjeleder.

•  Arkivmedarbeider er faglig underlagt arkivansvarlige i sin enhet.

• Systemeier har ansvar for at kravene til forsvarlig dokumentasjonshåndtering og arkivering oppfylles for behandling i digitale løsninger

Arkivtjenesten i Rana kommune er organisert som en sentralisert/ desentralisert arkivtjeneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver, er knyttet til arkivtjenesten.

Rådmannen har delegert det operative lederansvaret til arkivleder. Samtidig er ulike administrative enheter i kommunen definert som egne arkiv enheter. Lederne har et "løpende ansvar» for arkivarbeidet i sine enheter. Det har oppgavemessig vært delegert videre til en arkivansvarlig i slike enheter. Disse er faglig underlagt arkivleder.