Arkivplanen skal oppdateres fortløpende ved endringer i organisasjon eller arkivets systemer, lokaler, rutiner eller arkivserier. De arkivansvarlige skal melde endringer til postmottak@rana.kommune.no. 

Hvert fjerde år skal arkivplanen oppdateres med mål for fireårsperioden. De skal godkjennes av rådmannen. Samtidig skal en kopi lagres i sak/arkivsystemet.