Utskriftsvennlig versjon

Formål og målsetting

Formål med arkivplanen i Rana kommune for perioden fra og med 01.01.2012.

Mann med dokumenter

Planen er vedtatt av rådmannen, 27. mars 2012.
Sagt av Riksarkivaren:
"Arkivene dannes først og fremst for at forvaltningen best mulig skal ivareta de oppgaver som politikerne fastlegger. Det er en viktig oppgave å verne om dette behovet i en tid da øyeblikkets nyhetsoppslag lett kan forlede oss til å tro at arkivene først og fremst eksisterer av hensyn til pressen eller gruppers og enkeltpersoners behov."
Fra Riksarkivarens forord til årsmelding for arkivverket 1996.

 

Hovedformålet

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i  Rana kommune

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Rana kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlige organ plikter å ha arkiv, og de skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid."

Hovedformålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i kommunen. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.
I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggerne og for kommunen som rettslig organ og virksomhet.

Sekundært formål

Det sekundære formålet er å tilgjengeliggjøre informasjonen om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som informasjon til innbyggerne og som kunnskapsbase for saksbehandlerne.

Forskrift om offentlege arkiv:

§ 2.2 Arkivplan
Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivplanarbeidet

Det betyr at planen skal være:

1. Beskrivende
Den skal gi en oversikt over hvilke arkiv som finnes og hvilke rutiner som er knyttet til disse. Den skal også gi oversikt over hvordan det er organisert.

2. Retningsgivende
Den skal gi forpliktende retningslinjer for hvordan all dokumentinformasjon som organisasjonen trenger i sine daglige gjøremål eller har plikt til å oppbevare for ettertiden skal registreres, oppbevares og brukes. Etterhvert som dokumentene i stadig større grad blir distribuert og lagret elektronisk er det stadig viktigere med ensartede rutiner (hvem gjør hva og hvordan).

Arkivet skal helst fungere godt, og arkivarbeidet bør være så kostnadeseffektivt og rasjonelt som mulig.

Målsettinger

a) Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.

b) Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens edb-baserte sak-/arkivsystem og arkivlegges i det fysiske arkivet. Materiale som ikke er arkivverdig men inneholder viktig informasjon skal plasseres i kontorbibliotek-/reoler og være lett tilgjengelig.

c) Arkivet skal være godt registrert og sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.

d) Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid.

Rana kommune vil til enhver tid holde en arkivplan tilpasset kommunens organisasjon for å nå disse målsettingene.

Laster...