Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Generelt arkivhierarki

Arkiv_organhierarki 3

Hvert organ har et eller flere arkiv. Et arkiv kan være sentralt eller knyttet til en etat eller en mindre organisasjonsenhet. Et delarkiv kan være en del av kommunens arkiv f.eks. tilknyttet en etat eller en mindre enhet under en avdeling. Arkivskapere kan defineres som hele organisasjonen, en etat eller bare som en enhet som danner sitt enkelt arkiv.

I et Noark-4-system (moderne sak-/arkivsystem) eksisterer ikke begrepet delarkiv. Arkivdel er nytt, og er en arkivserie som eksisterer i et slikt system, enten bare elektronisk (her logisk) eller både som elektronisk og fysisk arkivserie. Om virksomheten har organisasjonsenheter som ikke er knyttet til det sentrale fellesarkivet, kan de defineres som egne arkivskapere med sine enkelt arkiv, evt. delarkiv og arkivserier.

Arkivansvar og fullmakter er knyttet til organisasjonens arkiver med underliggende serier, fra organnivå til og med arkivserienivå. I dette hovedkapitlet beskrives arkivorganiseringen med ansvar og fullmakter knyttet til disse nivå.

Arkivhierarki - logisk og fysisk, er knyttet til arkivene og ikke nødvendigvis direkte til organisasjonsenhetene.

Organisasjon/ arkivskapere - en organisasjonsenhet har aldri bare en arkivserie/ arkivdel å forholde seg til. Derfor går skillet mellom organets virksomhetsområder og fysiske arkiver fra den røde (midtre vannrette) streken og oppover.

Jo nærmere et organ har sentralisert arkivtjenesten fullt ut, desto færre arkivkapere og ansvarsområder vil det være, dvs. få eller ingen desentrale enkeltarkiv/delarkiv med delegert arkivansvar.

Fra arkivserienivå og nedover ligger beskrivelsene og oversiktene i kapitlene:

- Arkivoversikt inneværende periode

- Regler - emnedelt

- Rutiner

Definisjon av sentrale begreper finnes under kapittelet overordnede regler/bestemmelser

 
Laster...